HISTORIAS

9 Noviembre, 2011

Empresas esbeltas y su sistema contable

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Por: Fernando Delgado Hernández

Una empresa esbelta es aquella que considera los siguientes aspectos en su planeación y ejecución: exceder las expectativas del cliente, lograr la perfección en la calidad de productos y servicios, eliminar toda clase de desperdicios, reducir el tiempo de entrega, además de costos y gastos.

Para que una compañía se convierta en esbelta debe lograr un severo cambio cultural que puede llevarle varios años. La empresa debe ser el mejor proveedor de sus clientes, debe contar con el mejor personal y, además, debe tener a los mejores proveedores como sus aliados. Estas consideraciones tienen un alcance dirigido a su cadena de valor.

Una empresa esbelta debe actualizar los métodos que le permitan lograr las siguientes transformaciones en el comportamiento de todos sus componentes:

Mejorar el flujo de información

 

Si la organización aprende a conocer los requerimientos de sus clientes, entonces disminuirá la incertidumbre de sus procesos internos, lo cual, permitirá extender este flujo de información hasta sus proveedores, reduciendo el conocido efecto látigo.

Mejorar el flujo de materiales

 

Contar con información oportuna y confiable hará posible la optimación de los niveles de inventario de los clientes, de la empresa y de los proveedores, cambiando la manufactura tradicional, por una dirigida a satisfacer la demanda de los clientes o de jalar; es decir, no se produce sino lo que requieren los clientes.

Mejorar el flujo de dinero

 

Si la empresa logra los mejores clientes y con ello se establecen acuerdos de suministro y se cumplen, entonces el cliente tiene que pagar en plazos cortos. Si este comportamiento se traslada a toda la cadena de valor, entonces se podrá generar un flujo armónico de dinero que reducirá también los niveles de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar de la cadena.

Este cambio, tendrá que evitar los nocivos supuestos de que hay que conseguir un financiamiento “gratuito” de los proveedores y cambiar las reglas del manejo financiero por lotes o por olas por un manejo financiero de flujos. Cabe señalar que las empresas logran sus resultados con flujos dinámicos de dinero.

Cambios en la estructura del catálogo de cuentas

 

La contabilidad tradicional es jerárquica, es decir, se tienen que definir áreas de responsabilidad, centros de costos, de utilidad y algunas otras denominaciones para denotar jerarquía. Esta estructura contable obliga a reportar casi todas las transacciones al nivel en que fueron definidas. Para la contabilidad esbelta, hacer transacciones es un desperdicio.

La contabilidad esbelta es horizontal y se maneja a nivel de flujos de valor. Un flujo de valor contiene a todos los participantes comunes requeridos para llevar a cabo el negocio. Esto implica el reconocimiento de que los vendedores, los planeadores, la gente de manufactura y todos aquellos que intervienen en la operación integral pertenecen a un solo flujo de valor. Si le damos un rasgo equivalente a la contabilidad tradicional, es como si fuera una división de la empresa a donde se agrupan los productos o servicios por familia.

Los principios de la contabilidad esbelta son:

 

-Correcto es mejor que preciso

-Mientras menos prorrateos mejor

-Los estados financieros deben ser entendidos por los no contadores

-Hazlo bien a la primera

-Las transacciones contables no son la única fuente de información

-El siguiente costo es más importante que el último

-Cambia absorción por transacciones de manufactura

-La medición afecta el comportamiento y debe tener perspectiva

-Es mejor un peso en capacidad que un peso en inventarios

-La ingeniería financiera no mejora la productividad de las empresas

Los cierres contables

 

En la contabilidad tradicional cada mes se lleva a cabo el famoso cierre contable, el cual es sangriento, costoso, ineficiente, inoportuno e impreciso. Cuando se publican los estados financieros, frecuentemente existen varias versiones dependiendo del tipo de personaje que los recibe y en ocasiones los valores difieren para un mismo rubro o concepto.

Se puede decir que la contabilidad se está fabricando al inicio del siguiente mes y contiene mucha alquimia para darle a las cifras un cierto grado de veracidad.

La contabilidad esbelta establece que hay cierres diarios, que todos los que conforman el flujo de valor hacen la contabilidad cuando está ocurriendo, la información es entendida por cualquier mortal y no se requiere ninguna dosis química ni física para entender las cifras.

El personal de contabilidad tiene un cambio severo: de policía y fiscalizador a un analista que observa el comportamiento de las operaciones diariamente, detecta oportunidades y colabora con sus colegas de la corriente de valor a mejorar los costos, la calidad y el comportamiento de su negocio.

Los costos de manufactura

En los sistemas tradicionales de contabilidad, se siguen utilizando los costos estándar que han demostrado debilidades en el tratamiento de los gastos indirectos y que además están dirigidos a la producción masiva y a sistemas de empujar.

La contabilidad esbelta, está dirigida por un sistema de jalar, por lo cual, los costos se determinan a nivel de flujo de valor. Casi todas las imputaciones contables son de naturaleza directa y se evita al máximo cualquier tipo de prorrateo o asignaciones temporales.

Se utilizan las técnicas de “Costos Meta” y la “Ingeniería de Valor” para retar a la cadena de valor a mejorar su comportamiento integral con beneficios para la empresa, clientes y proveedores.

Cambios en los procesos financieros:

 

Cuentas por cobrar.- Como se está entregando en el punto de uso o de consumo con certeza de cantidad y calidad, se pueden reducir las transacciones y propiciar traspasos económicos entre los participantes aprovechando la ventaja de la tecnología colaborativa e integrada.

Cuentas por pagar.- Se cuenta con los mejores proveedores y están certificados, por lo que se reducen las inspecciones ya que los materiales se entregan en el punto de uso o consumo. Como los proveedores están comprometidos, se pueden reducir transacciones y se aprovecha la ventaja de la tecnología colaborativa.

Ciclo de autorizaciones.- De procesos complejos llenos de autorizaciones que no resuelven nada y generan costos e ineficiencias, a procesos basados en sistemas de administración visual. Ya no hay órdenes de compra, son sustituidas por contratos y con reposición de inventarios basados en señales generadas por los operadores.

Cierre contable.- De procesos complejos llenos de interpretaciones, “adecuaciones” y ajustes a procesos automáticos y con responsabilidad compartida.

Cambios en la contabilidad de las operaciones:

 

Consumo de materiales.- De reporte de múltiples transacciones para obtener los consumos de los materiales por centro de trabajo, orden, a reporte de operaciones a nivel de value Stream aplicandobackflusing.

Costo de mano de obra y gastos indirectos.- De reporte de múltiples transacciones para obtener los consumos de la mano de obra y complejos prorrateos para asignar los indirectos a la aplicación directa a nivel de value stream, eliminando casi todos los prorrateos.

Seguimiento de inventarios.- Se elimina el seguimiento de la producción en proceso porque ahora se produce cuando se requiere y lo que se requiere. Hay niveles reducidos de inventario facilitando su control y evitando desperdicios por materiales y productos lentos y obsoletos.

Costo de producción.- Se eliminan los prorrateos y la “creatividad” en la asignación de los indirectos por la asignación a nivel de value stream de todos los consumos.

Cambios en la contabilidad administrativa:

 

Alineación de la estrategia con la operación a nivel de flujo de valor.- De metas basadas en eficiencia y volúmenes a metas ligadas al comportamiento Lean.

Medición del desempeño operativo.- De mediciones históricas “estándar” financieras a mediciones basadas en información alineadas con los supuestos del plan de negocio y de los presupuestos. Se resuelven puntualmente las causas de las desviaciones.

Presupuestos.- De presupuestos por departamento/centro de costo a presupuesto manejado por “Value Stream” dirigido por el Plan de Ventas y Operaciones.

Precios – costos.- De costos estándar históricos “indexados” a costos meta de la “value stream” perseguidos proactivamente.

Apoyo para la transformación a empresa esbelta Área contable.- De evaluadores de las operaciones y fabricantes de la contabilidad a colaboradores de la “Value Stream” para identificar oportunidades.

Mejora continua.- De esconder o justificar variaciones para llegar al presupuesto a destinar la mayor parte de su tiempo a entender los comportamientos de la operación y los costos para su mejora.

Empowerment – aprendizaje.- De sistemas de medición para observar como se comportó la operación y explicar las desviaciones a la autoevaluación puntual de las operaciones y a la búsqueda de soluciones dirigiéndose a la causa raíz.

La transformación de las empresas hacia un pensamiento esbelto y manufactura esbelta se está extendiendo cada vez más en las organizaciones mexicanas. La contabilidad esbelta está en proceso de difusión.

Fuente: Manufactura

:: PBS OneWorld ::

 

 

 

 

 

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