Implantar un sistema ERP en una empresa puede ser un proceso largo y complejo y es normal que muchos empresarios se planteen si realmente es viable para su pyme. El tiempo que puede llegar a transcurrir hasta que esté plenamente operativo o la gran cantidad de recursos que consume son algunos de los motivos por los que se decide por descartar la opción. Sin embargo existen varias opciones que reducen tanto costes como tiempo de implantación, además de aportar otros beneficios a las empresas.
Pero vayamos por partes. ¿Qué es un ERP?
ERP, son las siglas de Enterprise Resource Planning. Son sistemas de información que centralizan y unifican los datos de todos los departamentos de la empresa facilitando el flujo de la información. Es decir, se trata de un sistema de gestión integral de los recursos de una empresa.
Entonces, ¿por qué he de implantar un ERP?
De entre todos los beneficios que obtienen las empresas que apuestan por un ERP pasemos a analizar los más importantes.
1. Mejora en la toma de decisiones
Los sistemas ERP permiten crear una base de datos única y compartida. Esto se traduce en información de mayor calidad y en tiempo real, agilizando y mejorando el proceso de toma de decisiones. Gracias a esta información de mayor calidad, además, es posible realizar estimaciones y previsiones sobre los escenarios futuros.
2. Se evitan duplicidades
Es muy común observar como en las empresas que no cuentan con un ERP, sus departamentos actúan con cierta independencia unos de otros, llegando en muchas ocasiones a utilizar un software diferente. Debido a esto se acaban generando registros e información por duplicado. Compartir una misma herramienta y base de datos supone una integración entre departamentos que disminuye drásticamente estas duplicidades.
3. Es adaptable y escalable
Todas las empresas son diferentes y tienen diferentes necesidades. Los ERP están formados por módulos que se adaptan a estas necesidades. Por ello, tras un análisis previo, cada empresa decide cuales quiere implantar. Dependerá de las necesidades del momento de implantar el ERP, teniendo en mente que al ser escalables, si en un futuro la empresa crece se podrán incorporar nuevas funcionalidades y módulos.
4. Automatización de tareas.
Los sistemas ERP permiten automatizar tareas pesadas y repetitivas que anteriormente se realizaban a mano (generación de albaranes, facturas etcétera).
5. Reducción de costos
Esta reducción se debe tanto a la economía de tiempo, como a las mejoras en el control y en el análisis de las decisiones empresariales.
Además de todas estas ventajas, instalar un ERP en tu pyme es perfectamente compatible con la externalización de las tareas administrativas. Al compartir una misma herramienta y base de datos facilitarás el dejar en manos de profesionales la carga contable, para así concentrar tus esfuerzos en las actividades clave de su negocio (core business). Esta es la base de la Gestión Compartida y es aplicable con cualquier ERP.
En conclusión, a pesar de que implantar un ERP en una pyme pueda parecer a priori un proceso complejo, si se gestiona con el equipo de profesionales adecuado, este cambio supone grandes ventajas para las pymes que acepten el reto de gestionar el cambio. Y tú, ¿estás preparado para sumarte al cambio?
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Publicado el 03-2015 por PBS