HISTORIAS

15 enero, 2015

La factura electrónica ya es obligatoria ¿Estoy preparado?

¿Por qué tengo que utilizar la facturación electrónica?

A partir del 15 de enero de 2015, todas las empresas que trabajen con la Administración Pública deberán trabajar obligatoriamente con la facturación electrónica. Si nuestra empresa trabaja o tiene intención de hacerlo en un futuro cercano con cualquier Administración Pública, se deben tomar las medidas pertinentes para implantar el sistema.

¿En qué administraciones públicas ha de usarse la factura electrónica?

La respuesta rápida es “en todas”, si bien hay alguna excepción. La factura electrónica deberá emplearse, de forma obligatoria con:

  • La Administración General del Estado.
  • Las Administraciones de cada Comunidad Autónoma.
  • Las Administraciones Locales como Ayuntamientos y Diputaciones.
  • Los Organismos Autónomos dependientes de la Administración General del Estado (como por ejemplo el Servicio Público de Empleo).
  • Las Entidades de Derecho Público (como por ejemplo un hospital público).
  • Las Mutuas de la Seguridad Social.
  • Las Universidades Públicas.
  • Los Órganos Constitucionales (como por ejemplo el Parlamento).
Las excepciones a esta norma, y por lo tanto no obligados a emplear la facturación electrónica, son:
  • Las entidades públicas empresariales estatales, de las Comunidades Autónomas o de las entidades locales.
  • Las sociedades mercantiles cuyo capital social pertenezca a una Administración Pública por encima del 50%, ya sea de forma directa o indirecta.

¿En qué formato deben generarse las facturas electrónicas?

Las facturas electrónicas que se remitan a las administraciones públicas deberán emplear obligatoriamente el formato estructurado Facturae (XML) en su versión 3.2  o superior, por consiguiente NO son válidas las facturas en formatos PDF, EDIFACT o UBL-XML.

¿Cómo firmo electrónicamente una factura electrónica para las Administraciones Públicas?

Las facturas electrónicas deben  estar firmadas con firma electrónica avanzada, basada en un certificado electrónico reconocido.

Por lo tanto es necesario disponer de un certificado electrónico reconocido como por ejemplo el que emite la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT).

¿Dónde debo enviar las facturas?

Los proveedores de la Administración deben enviar las facturas electrónicas al Punto General de Entrada de Facturas, un portal web que cada Administración Pública tiene habilitado y preparado técnicamente para facilitar su recepción.

FACe es el punto de entrada de facturas para la Administración General del Estado, pero Comunidades Autónomas y Entidades locales pueden disponer de sus propios puntos de entrada, lo que significa que son necesarias adaptaciones para integrarse con cada uno de ellos.

Por consiguiente será necesario conocer exactamente a qué punto de entrada de facturas se está adherido.

¿Cómo indico el destinatario de la factura?

Cada Administración puede solicitar información adicional en sus facturas electrónicas.

En el caso de FACe es necesario informar obligatoriamente de los códigos de Oficina Contable, Órgano Gestor y Unidad Tramitadora al que se dirige.

Las demás administraciones no adheridas a FACe (nacionales, autonómicas o municipales) podrán solicitar otros campos necesarios para su gestión interna.

¿Qué necesito para crear una factura electrónica para las Administraciones Públicas?

Hay dos formas de hacerlo:

  • Mediante un programa informático que cree facturas electrónicas.
  • Mediante la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero).

Una vez enviada la factura, ¿qué tengo que hacer con ella?

Las obligaciones de las facturas tradicionales aplican también a las electrónicas; por ello es necesario conservar al menos una copia durante el correspondiente período de regularización y los cuatro años siguientes garantizando su legibilidad, la autenticidad del origen y la integridad del contenido.

¿Crees que estás preparado para recibir a la factura electrónica? Si te queda alguna duda, puedes contactar con nuestros expertos o dejarnos un comentario y te contestaremos lo antes posible.

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