Política de privacidad

PROFESSIONAL BOOKKEEPING SERVICES S.L. (en adelante, PBS) está comprometida con la debida diligencia y cumplimiento de la normativa de Protección de Datos. 

A continuación, se expone la información detallada sobre la Política de Privacidad en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 13 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (Reglamento General de Protección de Datos o “RGPD”) y el artículo 11 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre de 2018 de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD).

Datos del Responsable del Tratamiento y de contacto del Delegado de Protección de Datos (DPD):

  • Identidad: PROFESSIONAL BOOKKEEPING SERVICES S.L.
  • Dirección / C. P: Ronda del General Mitre, número 28-30 – 08017 Barcelona / Carlos Trías Bertrán 4, planta 2ª – 28020 Madrid
  • Teléfono: +34 93 363 65 10 (Barcelona) / +34 91 192 21 22 (Madrid)
  • E-mail: info@pbs.es
  • Datos de contacto del Delegado de Protección de Datos (DPD): BONET CONSULTING dpdexterno@bonetconsulting.com
  • Datos de contacto del Responsable de Protección de Datos (RPD): compliance@pbs.es 

Finalidades del tratamiento

PBS tratará la información que nos proporcionan las personas interesadas con las siguientes finalidades:

  • Gestionar su atención, visita y reunión en nuestras instalaciones.
  • Facilitar, agilizar y cumplir las obligaciones y el propósito de la relación establecida entre ambas partes, que entre otras gestiones puede incluir:
    • Contabilidad de gestión, cierres e informes mensuales, contabilidad de activos fijos, contabilidad analítica (centros de costes y proyectos), preparación de cuentas anuales, consolidación de estados financieros, y gestión administrativa de aprobación de facturas, pagos a proveedores, gestión de cobros, control de tesorería, validación y liquidación de gastos, control de vencimiento de contratos.
    • Asesoría en el cumplimiento de obligaciones tributarias, altas y bajas de obligaciones fiscales, preparación de declaraciones IVA, declaraciones de retenciones de residentes y no residentes, impuestos de sociedades, representación fiscal, domiciliación social y fiscal, y gestión de notificaciones electrónicas.
    • Servicios Laborales iniciales de altas y comunicaciones con las Autoridades Españolas, y servicios recurrentes de cálculos mensuales de nóminas y cotizaciones, gestión de pagos, planes de retribución, redacción de contratos laborales, novaciones, control de prórrogas y conversiones a contrato de duración indefinida, liquidaciones, finiquitos y cálculo de indemnizaciones.
    • Análisis y consultoría tecnológica de procesos, uso de nuestras plataformas colaborativas para la gestión de procesos, proyectos y tareas.
  • Gestionar su actividad en las redes sociales en las cuales tenga presencia PBS. Para más información, puede consultar nuestra Política de Privacidad en las Redes Sociales disponible en los Términos de Uso en nuestra página web.
  • Gestionar cualquier tipo de solicitud, sugerencia o petición sobre nuestros servicios profesionales.
  • Comunicaciones informativas y comerciales: tratamiento de sus datos con la finalidad de informarle sobre actividades, artículos de interés e información general relacionados con nuestra actividad y los servicios / productos contratados.
  • Gestionar datos aportados por los candidatos a un puesto de trabajo a través del Currículum Vitae (CV) u otro medio, con la finalidad de proceso de selección y reclutamiento.
  • Gestionar y atender las comunicaciones presentadas por los informantes a través del Sistema Interno de Información, de conformidad con la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
  • Garantizar la seguridad de las oficinas, instalaciones y personas a través de controles de acceso, sistemas de videovigilancia y otros sistemas de control/identificación de acceso.
  • Cumplir con las disposiciones legales que se aplican a PBS y a sus actividades en materia sanitaria y de prevención de riesgos laborales.
  • Gestionar y controlar el funcionamiento de los mecanismos, políticas y protocolos internos establecidos por la Entidad con fines de cumplimiento normativo y de gestión de los canales de denuncias a tal efecto.
  • Todos aquellos tratamientos que nos resulten de aplicación para el debido cumplimiento de las normativas y requerimientos oficiales / sectoriales a los que esté sujeta nuestra actividad.

Para el cumplimiento y gestión de las finalidades anteriores, el titular consiente el tratamiento de sus datos, todo ello bajo el más estricto cumplimiento de la normativa de Protección de Datos y la política que le estamos detallando.

Criterios de conservación de los datos

  • Gestión de servicios / productos contratados con PBS: los datos de carácter personal aportados en los contratos, ofertas y/o propuestas de servicios, así como los del resto de personas cuya intervención sea necesaria, serán conservados durante el tiempo que estén vigentes los servicios contratados. Al finalizar la prestación del servicio/s contratado/s, los datos de carácter personal serán conservados en los supuestos que se pudieran derivar responsabilidades para PBS, y/o en cumplimiento de otros marcos normativos que le sean de aplicación a PBS o de una norma con rango de ley que exija a la conservación de estos. Los datos de carácter personal se mantendrán de forma que permitan la identificación y el ejercicio de los Derechos de los afectados y, bajo las medidas técnicas jurídicas y organizativas que resulten necesarias para garantizar la confidencialidad e integridad de estos. 
  • Gestión Currículum Vitae: PBS, como norma, conserva el Currículum Vitae de los candidatos por el plazo máximo de un año. Concluido dicho plazo, se procederá automáticamente a su destrucción, en cumplimiento del principio de calidad del dato.
  • Gestión de Contratos de Trabajo: los datos de carácter personal serán conservados, en todo caso, durante el tiempo que esté vigente la relación laboral y, al finalizar la misma, en los supuestos que se pudieran derivar responsabilidades entre las partes y cuando lo requiera una norma con rango de ley.
  • Otros: el resto de los datos e información aportada por el usuario por cualquier medio, serán conservados durante el tiempo que sea necesario para cumplir la finalidad para la que fueron recabados.

Legitimación

La base legal que habilita a PBS a tratar los datos de carácter personal de los usuarios, clientes y/o clientes potenciales encuentra su legitimación en los siguientes títulos:

  • El consentimiento de las personas interesadas para la tramitación y gestión de cualquier solicitud de información o consulta sobre nuestros servicios y productos.
  • El consentimiento prestado por los candidatos a puesto de trabajo con fines de selección y reclutamiento.
  • El marco de prestación y/o contratación de servicios / productos con PBS.
  • El cumplimiento de obligaciones legales y los procedimientos internos de cumplimiento normativo.
  • Garantizar la seguridad de las oficinas, instalaciones y personas.

Destinatarios

PBS, siempre que sea necesario para la consecución de las finalidades descritas anteriormente, compartirá datos de carácter personal con los siguientes terceros:  

  • Entidades colaboradoras y subcontratadas: cuando su participación sea requerida en el marco de un contrato y/o acuerdo de prestación de productos y servicios establecido con nuestros clientes.
  • Proveedores: los datos de carácter personal podrán comunicarse a distintos proveedores a razón de la prestación de servicios por parte de estos que requiera el acceso y tratamiento de datos de carácter personal, como, por ejemplo, proveedores de servicios de consultoría y de asesoría jurídica, proveedores de servicios de traducción, proveedores de asesoramiento en materia laboral, fiscal y contable, proveedores de software, etc.
  • Abogados y procuradores: si se requiere su intervención a razón de un procedimiento judicial.
  • Administraciones u organismos públicos en cumplimiento de las normativas aplicables (laboral, prevención de riesgos laborales, fiscal, contable, protección de datos, etc.).
  • Juzgados y Tribunales y a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado: serán comunicados datos de carácter personal a estas entidades siempre que se nos requiera de manera oficial.

Al margen de los supuestos anteriormente detallados no se comunicarán datos de carácter personal a terceros, salvo en cumplimiento de alguna disposición legal.

Procedencia

Los datos de carácter personal se obtienen directamente de las personas interesadas y de nuestros colaboradores. Las categorías de datos de carácter personal que nos proporcionan son las siguientes:

  • Datos identificativos.
  • Direcciones postales o electrónicas.
  • Datos facilitados y/o consentidos por los propios interesados y necesarios para la gestión y realización del servicio / producto solicitado.  

PBS le informa que procederá a tratar los datos de manera lícita, leal, transparente, adecuada, pertinente, limitada, exacta y actualizada. Es por ello por lo que nos comprometemos a adoptar todas las medidas razonables para que los datos se supriman o rectifiquen sin dilación cuando sean inexactos.

Salvo que nos comunique expresamente lo contrario, entenderemos que sus datos no han sido modificados, que usted se compromete a notificarnos cualquier variación, y que disponemos de su expreso e informado consentimiento para utilizar sus datos para las finalidades taxativamente mencionadas. 


Derechos

Derecho de Acceso, Rectificación y Supresión: las personas interesadas tienen derecho a obtener confirmación sobre si en PBS estamos tratando datos personales que les conciernan, o no. Las personas interesadas tienen derecho a acceder a sus datos personales, así como a solicitar la rectificación de los datos inexactos o solicitar su supresión cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para los fines que fueron recogidos.

Derecho a la Limitación y Oposición: en determinadas circunstancias, los interesados podrán solicitar la limitación del tratamiento de sus datos, en cuyo caso únicamente los conservaremos para el ejercicio o la defensa de reclamaciones. En determinadas circunstancias y, por motivos relacionados con su situación particular, los interesados podrán oponerse al tratamiento de sus datos. PBS dejará de tratar los datos en este supuesto, salvo por motivos legítimos imperiosos, o para el ejercicio o la defensa de posibles reclamaciones.

Derecho a revocar el consentimiento prestado: los interesados tienen derecho a retirar su consentimiento en cualquier momento, salvo en caso de tratamientos de datos personales previstos en la normativa de Protección de Datos o necesarios para la prestación del servicio contratado, que no requieren de dicho consentimiento. No obstante, esta retirada no tiene efectos retroactivos, por lo que no afectará a la licitud del tratamiento basado en un consentimiento otorgado previamente.

Le informamos que podrá ejercer sus derechos contactando con nuestro Delegado de Protección de Datos, BONET CONSULTING, dirigiéndose por escrito a la dirección de correo electrónico: dpdexterno@bonetconsulting.com.

Medidas de Seguridad y Control

General

En cumplimiento de la normativa de protección de datos, PBS tratará los datos de carácter personal aplicando las medidas técnicas, jurídicas, organizativas y de seguridad adecuadas, a efectos de garantizar la confidencialidad e integridad de la información que gestiona de acuerdo con lo establecido en la normativa vigente.

Agradecemos que ponga en conocimiento del Responsable / Delegado de Protección de Datos mediante los datos de contacto facilitados en el apartado anterior de esta Política de Privacidad, cualquier riesgo de seguridad, de los que tenga indicios o conocimiento, que pueda llegar a comprometer la integridad y confidencialidad de los datos de carácter personal y/o de información confidencial, a fin de poder adoptar las medidas necesarias para evitar su tratamiento no autorizado, pérdida, destrucción o daño accidental.

Ciberseguridad

Como concepto específico y complementario a lo anterior, PBS aplica medidas de ciberseguridad para prevenir y gestionar los posibles ataques y fraudes por parte de ciberdelincuentes que atentan contra la privacidad y protección de los datos que PBS trata y accede en el ámbito de sus actividades y operaciones.

En este sentido queremos alertar que ante posibles situaciones de riesgo por comunicaciones cuyo contenido y/o formato generen dudas de autenticidad, recomendamos omitir las mismas y contactar con el Responsable / Delegado de Protección de Datos a través de los datos de contacto indicados en la presente Política de Privacidad.

Asimismo, cualquier solicitud que reciba desde PBS sobre cambios de formas de pago, solicitud de datos o personas de contacto o de información confidencial (no pública), datos bancarios y/o de tarjetas de crédito y/u otros datos oficiales, no debe ser atendida sin la confirmación directa de PBS por otro medio alternativo. Agradecemos y necesitamos de su colaboración, para la comunicación y denuncia con relación a cualquier notificación sobre este tipo de solicitudes y otras posibles situaciones de riesgo de ciberataques en las que pueda ser utilizado PBS, así como, ante cualquier posible riesgo de seguridad del que pudieran tener conocimiento.

 

Sistema Interno de Información (SIIF)

PBS ha implementado un Sistema Interno de Información (SIIF), el cual se configura como un eje fundamental para la supervisión, control y prevención en el ámbito del cumplimiento normativo, contemplando el más alto compromiso, rigor y profesionalidad en materia de seguridad, confidencialidad, protección de datos, experiencia, independencia y conocimiento en el tratamiento de las comunicaciones recibidas. 

Los canales internos de información integrados en el Sistema se han instrumentado a través de herramientas técnicas, que contemplan todos los requisitos necesarios para aportarles y garantizarles nuestros compromisos anteriores. Asimismo, el SIIF garantiza los principios básicos de anonimato, adecuado registro, conservación y no alteración, prevención de conflictos de interés, protección del informante y prevención de represalias.

A través de dicho Sistema, todo informante deberá comunicar de buena fe cualquier indicio, sospecha o evidencia de posibles incumplimientos normativos, delitos, comportamientos no éticos y, en general, el incumplimiento de los protocolos, normas y códigos de conducta de PBS.

El acceso al SIIF se ha habilitado en una sección separada de nuestra página web.

 

Autoridad de control 

En caso de divergencias con PBS en relación con el tratamiento de sus datos, tiene derecho a presentar una reclamación ante la Autoridad de Control de Protección de Datos correspondiente. En España, dicha Autoridad es la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

 

Atención y soporte 

Las personas interesadas podrán comunicar a PBS cualquier duda sobre el tratamiento de sus datos de carácter personal o interpretación de nuestra Política, contactando con el Responsable / Delegado de Protección de Datos (RPD / DPD) en la dirección indicada al inicio de la presente Política.