En una reciente sentencia de 06 de Noviembre de 2018, el Tribunal Económico – Administrativo Central (TEAC) ha resuelto a quién corresponde la carga de la prueba en relación con las dietas exentas de gravamen que perciben los trabajadores de las empresas.

 

Respecto de los gastos de locomoción, el TEAC distingue en función de si el empleado utiliza un medio público o privado de transporte, correspondiendo la carga de la prueba, en el primer caso, al empleado mientras que, de utilizar un medio privado, corresponde al empleador.

 

Los gastos de manutención deben ser acreditados por el pagador mientras que los de estancia deberán ser justificados por el empleado. Veamos por qué.

 

La importancia de esta justificación radica en que, si bien estos rendimientos se califican como rentas del trabajo, gozan de una exención en renta, sujeta al cumplimiento de los siguientes requisitos:

 

Respecto de los gastos de manutención y estancia:

 

  • Deben producirse: (i) en municipio distinto a aquel en el que está situado el centro de trabajo habitual al que está asignado el empleado y también del que constituya la residencia del trabajador, sin que éste pueda permanecer en un mismo municipio durante más de 9 meses, de forma ininterrumpida; (ii) en establecimientos de hostelería.
  • Deben acreditarse los días y lugares de desplazamiento, así como su razón o motivo.
  • Existen unas cuantías máximas diarias que son las que se consideran, de cumplirse los restantes requisitos, no gravadas.
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Respecto de los gastos de locomoción, se exoneran de gravamen en función de si el empleado utiliza:

  • Transporte público: el importe que la empresa satisfaga por el gasto que debe justificarse mediante factura o documento equivalente como puede ser el correspondiente billete de avión o tren, por ejemplo.
  • Transporte privado: se exonera la cantidad que resulte de computar 0,19 euros por kilómetro recorrido, siempre que se justifique el desplazamiento.

 

En base a estos antecedentes, el TEAC concluye que la carga de la prueba corresponde:

 

  • al pagador: respecto de los gastos de locomoción mediante uso de vehículo privado así como de los gastos de manutención, ya que es el pagador quien debe justificar el día y lugar del desplazamiento así como el motivo o razón de dicho desplazamiento, para que las cantidades percibidas puedan considerarse exentas por estar motivadas por razones laborales. En este caso, admite el TEAC que el perceptor pueda aportar voluntariamente la justificación de estos gastos, si dispone de ella.
  • al empleado: respecto de los gastos de locomoción en caso de haberse utilizado un medio público de transporte y los de estancia dado que la normativa del IRPF no atribuye la carga de la prueba a la entidad pagadora, los gastos han sido satisfechos por el empleado y los justificantes se expiden a su nombre.
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Resulta muy importante tener en cuenta que, si en un procedimiento de comprobación, el empleado alega que la documentación acreditativa la posee la empresa, Hacienda deberá obtener de la empresa la documentación que resulte precisa para valorar si procede o no la exoneración en renta del empleado, antes de regularizar la exención aplicada por éste.

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Publicado el 12-2018 por PBS